Met het StreamServe platform kunnen we beter communiceren met onze klanten

Marcel Brok
Manager Pensioenen en Diensten | MN

Uitgaande documenten worden automatisch digitaal gearchiveerd en vastgelegd in het customer relation-systeem. De verzending van uitgaande documenten verloopt snel en probleemloos. Mede door digitalisering van inkomende post en toepassing van workflow management hebben we nu het gevoel dat we het totale proces onder controle hebben.

Efficiënte communicatiestromen

Mn Services levert al bijna 60 jaar pensioenuitvoering, bestuursondersteuning en vermogensbeheer aan een groeiend aantal institutionele opdrachtgevers. Met een beheerd vermogen van € 61 miljard (december 2009) is
Mn Services een van de grootste vermogensbeheerders van institutioneel vermogen in Nederland.
Met een modulair opgebouwd dienstenpakket biedt Mn Services opdrachtgevers oplossingen op maat. Transparantie en innovatie zijn sleutelwoorden in de dienstverlening van het bedrijf. Ook de werkprocessen moeten hieraan voldoen. In 2001 is daarom de workflow van processen geoptimaliseerd. Grotere flexibiliteit en efficiency waren hierbij de voornaamste doelen.

Knelpunten

Marcel Brok, Manager Pensioenen en Diensten bij
Mn Services, legt uit tegen welke problemen het bedrijf aanliep: “Er was sprake van versnipperd correspondentiebeheer. De verschillende afdelingen binnen het bedrijf gaven bijvoorbeeld zelf invulling aan het beleid voor ontwikkeling en beheer van documenten. Dat leverde uiteindelijk een situatie op waarin onze organisatie werkte met ongeveer 300 templates en 600 soorten tekstblokken verspreid over verschillende afdelingen. De efficiency van de documentverwerking liet daardoor te wensen over, ook omdat we met een eigen op Word-gebaseerde applicatie werkten. De hiermee geproduceerde correspondentie had te weinig uniformiteit en de performance liet veel te wensen over. Al die verschillende documenten waren daardoor niet machinaal verpakbaar. Dat moest handmatig gebeuren, wat veel tijd en geld kostte.”

Veel winst door effiëncy-slag

StreamServe Platform voldeed aan al deze eisen, vertelt Marcel Brok: “StreamServe hield destijds een presentatie waarin hun specialisme goed en betrouwbaar overkwam en de proefopstelling presteerde uitstekend. Het platform bleek te beschikken over een goede output-component voor bulkverzendingen, een onderdeel waarop verschillende alternatieve oplossingen tekortschoten. Daarnaast sprak de gebruiksvriendelijkheid ons aan en het feit dat de oplossing platformonafhankelijk is. De huidige filemerge-applicatie die nog naast StreamServe draait zal op termijn uitgefaseerd worden. Het StreamServe platform biedt naast de huidige outputverwerking nog andere communicatieopties wat onze flexibiliteit vergroot.”

Voordelen

Toen was het tijd voor ‘de Big Bang’, zoals Brok het zelf omschrijft. “We zijn begin 2002 in één keer overgegaan naar het nieuwe systeem. Daarbij werkten alle afdelingen hun documentenstroom uit het oude systeem weg en werden binnenkomende documenten vastgehouden voor directe verwerking na de implementatie. Dat is behoorlijk soepel verlopen, al zijn er natuurlijk altijd een paar bottlenecks. Voor de medewerkers was het alsof ze een nieuwe wereld betraden.”
De Manager Pensioenen en Diensten heeft nog geen moment spijt gehad van de migratie.
“Het is even aanpakken, maar de voordelen zijn evident. Inmiddels hebben we versie 4.1 van StreamServe in gebruik en blijkt uit meerdere factoren dat het beheer is vereenvoudigd en dat de prestaties en stabiliteit zijn verbeterd. De omgeving is gemigreerd van een Unix- naar een Windows 2000- platform dat uiterst stabiel presteert. En de ontwikkeltijd van een template voor een nieuw document is dramatisch ingekort van 8 uur naar 3 uur. Gebruikers kunnen beschikken over een krachtige, gebruiksvriendelijke interface.